So gelingt Ihre Eventorganisation!

Einen Event zu planen und diesen erfolgreich umzusetzen, bedeutet im Gleichzug viel Verantwortung zu übernehmen. Während dieses Prozesses an alles zu denken sowie den Überblick zu behalten, kann sich als echte Herausforderung erweisen. Umso entscheidender ist es, frühzeitig mit dem Organisationsprozess zu starten.

In diesem Blogpost von Posterprint finden Sie wertvolle Tipps, die Sie im Rahmen einer Eventorganisation berücksichtigen sollten.

Zielgruppe: Wen möchten Sie ansprechen?

Noch bevor Sie irgendwelche Bemühungen anstellen, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen: Wen soll dieser Event ansprechen? Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrer Veranstaltung? Je genauer Sie sich darüber bereits im Voraus Gedanken machen, umso einfacher werden Sie es danach haben.

Erstellen Sie ein Konzept bzgl. Ablauf, Anzahl der Teilnehmer und Budget

Posterprint rät davon ab, sich bereits zu Beginn des Organisationsprozesses in den Details zu verlieren. Was sich hingegen unter Garantie bezahlt macht, ist die Erstellung eines groben Konzepts für den Event. Klären Sie im Rahmen dieses Konzepts die folgenden Dinge:

• Wie soll die Veranstaltung ablaufen?
• Wie viele Gäste sollen zum Event erscheinen?
• Wie viel Budget steht zur Verfügung?

Sind diese Punkte erstmal geklärt, können Sie wichtige Eckdaten wie Ort und Termin Ihres Events festlegen.

Eine sinnvolle Arbeitsaufteilung kann einiges vereinfachen

Die sorgfältige Planung eines Events ist umfangreich und zeitintensiv. Infolgedessen braucht es ein kompetentes Team sowie eine effiziente Aufgabenverteilung, um den dabei anstehenden Herausforderungen gerecht zu werden.

Posterprint empfiehlt die anfallenden Tasks sowie die dafür Verantwortlichen bereits in einer frühen Phase festzulegen. Darüber hinaus sollten regelmässige Besprechungen abgehalten werden, um die Eventplanung so effektiv wie nur möglich voranzutreiben.

Die Details bilden nicht die erste Priorität, sind aber trotzdem wichtig

Die ersten Schritte haben Sie nun erfolgreich gemeistert — nun können Sie sich endlich der Detailplanung widmen. Doch Vorsicht: Diese erfordert eine ordentliche Portion an Organisationstalent!

Legen Sie in dieser Phase den Ablauf Ihrer Veranstaltung fest. Fragen Sie sich hierbei auch, was es braucht, um einen Event zu einem vollen Erfolg zu machen!

Denken Sie zudem an die verschiedenen Dienstleister, deren Unterstützung Sie für die Durchführung Ihres Events benötigen. Dazu gehören bspw. Caterer, Lichttechniker, Tontechniker und mehr.

Die Kommunikation mit der Zielgruppe bildet eine massgebliche Komponente

Laden Sie potenzielle Teilnehmer und Gäste bereits zu einem frühen Zeitpunkt zu Ihrem Event ein, damit sich diese den Termin freihalten können. Eine professionell gestaltete Einladungskarte verleiht Ihrer geplanten Veranstaltung dabei einen offiziellen Charakter und informiert Interessierte zudem über die entsprechenden Details.

Vergessen Sie im Rahmen Ihrer Einladungen nicht, auch Pressevertreter anzuschreiben. Darüber hinaus sollten die Marketing-Massnahmen rund um das Event umfassend organisiert werden. Nutzen Sie hierfür bspw. Plakate, Blachen oder Flyern.

Auch vor Ort müssen Ansprechpartner Auskunft geben können

Posterprint rät Ihnen, schon zu einem frühen Zeitpunkt sicherzustellen, dass während der gesamten Veranstaltung genügend Personal vor Ort ist.
Leiten Sie zudem Massnahmen ein, die es Ihren Gästen ermöglichen, die jeweiligen Verantwortlichen als solche erkennen zu können. Einheitliche Kleidung für das Team (am besten noch mit passendem Branding) kann sich hierbei als sehr hilfreich erweisen.

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