Events

Eventplanung:

vor dem Event

• Ziel(e) definieren
• Gäste einladen
• „Roter Faden“ für das Event finden und umsetzen
• Event-Motos wirken sich auf die ganze Planung aus (Deko, Dresscode, Speisekarte, Getränke, Mobiliar, Unterhaltung etc.)
• Datum festlegen (vorgängig prüfen, ob an diesem Datum bereits andere relevante Events stattfinden. Ebenfalls vermeiden, dass das Event in die Schulferien oder auf einen Feiertag fällt.)
• Ersatzdatum zur Sicherheit
• Festlegen der Eckdaten (Dauer, Teilnehmerzahl, Budget etc.)
• Raum- und Infrastrukturbedarf ermitteln
• Ort des Events festlegen
• Dringend sicherstellen, dass eine gute Erreichbarkeit für alle eingeladenen Gäste möglich ist (Anfahrtsdauer, öffentlicher Verkehr, Parkplätze etc).
• Passende Eventlocation
• So früh wie möglich reservieren

Grobplanung vor dem Event

• Event-Konzept mit Budget und Eckdaten ausarbeiten (Ablauf, Termine, Budget etc.)
• Bei Firmenevents Konzept und Budget der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorlegen (bei privaten Events mit dem Partner absprechen …
• Organisation bestimmen Wer macht was? bis wann? – Verantwortlichkeiten, Aufgabenbereiche, Grobtermine, Stellvertretungen etc.)
• Terminplan festlege

Event-Detailplanung

• Abläufe definieren
• Programm und Motto festlegen
• Eventlocation reservieren, Details absprechen und Vertrag abschliessen
• Eventdienstleister evaluieren & Verträge abschliessen (Catering, Unterhalter, Fotografen, Mobiliar, Technik, Transport, Deko etc.)
• Eventaktivität / Rahmenprogramm festlegen und eine passende Eventidee auswählen
• Bewirtung organisieren (intern/extern), Menüs & Getränke festlegen und in entsprechender Menge organisieren
• Anreise/Abreise organisieren (Beschilderung, organisierter Transport, Fahrplan, Parkplätze etc.)
• Mobiliar und Infrastruktur (intern/extern), Technik vorher testen, Infrastruktur frühzeitig aufbauen
• Sicherheitskonzept erstellen (externes Personal, Notausgänge, Sanität, Sicherheitsdienst etc.)
• Promotionsmassnahmen (Einladungskarten, Werbung, Kundengeschenk, Dankesmailing etc.)

Ablauf am Event

• Personal für den Event Tag frühzeitig briefen & instruieren (intern und extern)
• Klare Aufgabenverteilung
• Technik, Mobiliar & Infrastruktur inkl. Testing (Generalprobe) aufbauen
• Inventar vornehmen und auf Liste festhalten
• Empfang, Begrüssung der Gäste sowie weiteren Personen (Unterhalter, Moderator etc.)
• Ablauf/Zeitplan regelmässig überprüfen
• Dank und Verabschiedung der Gäste nach dem Event (Organisation Rücktransport etc.)

Unmittelbar nach dem Event

• Abbau von Mobiliar/Technik/Infrastruktur
• Entsorgung
• Reinigung organisieren
• Erste Manöverkritik

Nach dem Event

• Debriefing an interne Mitarbeiter und externe Partner
• Inventar prüfen
• Abrechnungen vornehmen und Budgetabgleich (SOLL/IST)
• Dankesmail/Brief an Gäste (Fotogalerie, Umfrage/Feedback)

Feedback aus Manöverkritik, Debriefing, Kunden und Lieferantenfeedback festhalten und in die Eventplanung/Checkliste für zukünftige Veranstaltungen einfliessen lassen. Auch bei Events gilt, Übung macht den Meister und die gemachten Erfahrungen sowie interne wie externe Feedbacks sind für die Organisation von weiteren Events sehr hilfreich.

Event

Ein Event ist ein angekündigtes Ereignis, an dem eine Gruppe von Personen teilnimmt. Events haben einen bestimmten Zweck und einen Ablauf meist spezialisiert auf ein Gebiet. Die Planung des Events liegt in der abgegrenzten Verantwortung eines Eventveranstalters.
Events ermöglichen unvergessliche Momente zu gestalten. Sei das, um ein neues Produkt zu lancieren, ein Jubiläum zu feiern oder Ihren Kunden Danke zu sagen. Einen Grund zum Feiern gibt es immer.

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Um die Wirkung eines Events zu intensivieren, ist ein gut geplanter und professioneller Werbemitteleinsatz empfehlenswert. Vor einem Event geht es darum, auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen und die gewünschten Gäste hinzulocken. Hierfür sind insbesondere Plakate und Poster nützliche Werbemittel, um breit darauf hinzuweisen und das Interesse zu wecken.

Während dem Event sollen Botschaften vermittelt und eingeprägt werden. Gerade Werbebanner eignen sich optimal als Deko- und Werbeelement. Und nicht zu vergessen ist die Nachbearbeitung nach der Veranstaltung. Bleiben Sie, die Unternehmung oder das Produkt in guter Erinnerung.
Um die Leute auf bevorstehende Events aufmerksam zu machen, müssen diese beworben werden. Hierbei können diverse Werbemittel helfen und dafür sorgen, dass ein Event zum absoluten Erfolg wird!

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